Thủ kho & quản lý kho
Số trên sổ kho đúng bằng số trên kệ
Nhập, xuất, chuyển kho, kiểm kê, lô/serial và điểm đặt hàng lại trên nhiều kho — mọi biến động qua một sổ kho, giá vốn đi thẳng sang kế toán.
- Tồn kho khớp sổ kế toán
- Biết lô nào sắp hết hạn, serial ở đâu
- Đặt hàng trước khi hết hàng
Bài toán trọng tâm
Những điều đang làm bạn mất thời gian và tiền
Sổ kho lệch sổ kế toán
Thủ kho ghi nhập xuất trên bảng tính, kế toán ghi theo chứng từ riêng. Cuối tháng hai con số không khớp, và không ai chỉ ra được chứng từ nào bị thiếu bút toán.
Không biết hàng đang ở đâu
Hàng nằm ở nhiều kho, nhiều vị trí, có lô đang chuyển giữa đường. Lô sắp hết hạn bị phát hiện khi đã nằm trên kệ quá lâu, serial bảo hành không truy được đã giao cho ai.
Kiểm kê là một cuộc đối chiếu bằng tay
Đếm xong phải dò từng dòng với số trên máy, rồi tự sửa tồn. Chênh lệch được sửa thẳng vào số liệu, không có người duyệt và không để lại dấu vết.
Hết hàng mới đi mua
Không có ngưỡng đặt hàng lại cho từng mặt hàng, nên người mua chỉ biết khi bộ phận bán hàng báo hết. Có mặt hàng thiếu liên tục, có mặt hàng tồn đọng chôn vốn.
Trước và sau
Điều gì thay đổi khi chạy trên XBuddy
Hôm nay
- Nhập xuất tồn trên bảng tính
- Không biết lô nào sắp hết hạn
- Chuyển kho bằng lời nhắn, hàng trên đường không ai theo
- Kiểm kê xong tự sửa số tồn
- Hết hàng mới đi mua
Với XBuddy
- Mọi biến động qua một sổ kho, có bút toán tương ứng
- Lô, hạn dùng, serial; xuất lô hết hạn trước
- Phiếu chuyển kho có trạng thái đang vận chuyển
- Đợt kiểm kê có chốt, người duyệt ghi sổ chênh lệch
- Điểm đặt hàng lại và kế hoạch đặt hàng tạo PO
Quy trình
7 bước, một dữ liệu xuyên suốt
- 1
Nhận hàng vào kho
Khi Purchase Order được duyệt, phiếu nhập kho (GRN) nháp được tạo sẵn. Thủ kho kiểm số lượng, quy đổi từ đơn vị mua sang đơn vị cơ sở, ghi lô, hạn dùng hoặc serial rồi xác nhận; có thể nhận một phần và để phần còn lại chờ giao.
- GRN nháp từ PO đã duyệt
- Quy đổi đơn vị tính, tồn theo đơn vị cơ sở
- Bắt buộc lô/serial với hàng có theo dõi
- Nhận một phần, đơn hàng chờ
- 2
Kiểm định hàng nhập
Nhân viên kiểm tra chất lượng lập phiếu kiểm định ngay từ GRN, dòng hàng được nạp sẵn và đo theo mẫu có dung sai. Hệ thống tự kết luận đạt hay không đạt; không đạt có thể giữ hàng và tạo phiếu không phù hợp (NCR) để theo đến khi xử lý xong.
- Kiểm định tạo từ GRN, PO
- Mẫu kiểm định có dung sai, tự kết luận
- Giữ hàng và NCR khi không đạt
- 3
Chuyển kho giữa các địa điểm
Thủ kho lập phiếu chuyển giữa các kho; khi xác nhận, hàng trừ khỏi kho nguồn và nằm ở trạng thái đang vận chuyển. Chỉ khi kho đích hoàn tất nhận thì tồn mới xuất hiện ở đó, nên hàng trên đường luôn được theo dõi.
- Nhiều kho và vị trí trong kho
- Trạng thái đang vận chuyển giữa hai kho
- Huỷ phiếu đang chuyển: hàng trả về hoặc bị mất
- Yêu cầu kho từ bộ phận khác
- 4
Lấy hàng, đóng gói và xuất giao
Đơn bán đã giữ hàng đi vào hàng đợi xuất kho: danh sách cần lấy, đóng gói, bảng điều phối và hàng đang vận chuyển. Phiếu Giao Hàng thuộc Bán hàng, còn kho làm việc trên các hàng đợi này và trừ tồn qua sổ kho.
- Hàng đợi lấy hàng và đóng gói
- Bảng điều phối xuất kho
- Tổng quan xuất kho và lịch sử
- 5
Giao hàng và bằng chứng giao
Hàng đã xuất đi theo Phiếu Giao Hàng của Bán hàng, qua các trạng thái đã đóng gói, đã giao vận và đã giao. Danh sách phiếu đếm sẵn phiếu trễ hạn và phiếu thiếu hồ sơ giao hàng, nên kho và kinh doanh cùng thấy hàng nào chưa tới tay khách.
- Phiếu giao hàng theo trạng thái lấy, đóng gói, giao vận
- Thẻ đếm phiếu trễ hạn và thiếu hồ sơ
- Chữ ký người nhận lưu ở sổ chữ ký
- 6
Kiểm kê định kỳ hoặc luân phiên
Thủ kho mở đợt kiểm kê cho một kho, hệ thống chụp lại số tồn tại thời điểm đó. Người đếm nhập hoặc quét số đếm, trưởng nhóm chốt để tính chênh lệch, và người có quyền duyệt mới ghi sổ phần chênh lệch sang tồn kho và kế toán.
- Ảnh chụp tồn khi mở đợt
- Đếm theo đơn vị khác, quy về đơn vị cơ sở
- Kiểm kê luân phiên
- Duyệt rồi mới ghi sổ chênh lệch
- 7
Đặt hàng lại
Mỗi mặt hàng có điểm đặt hàng lại và số lượng mục tiêu; khi tồn xuống dưới ngưỡng, hệ thống gửi cảnh báo hằng ngày. Từ kế hoạch đặt hàng, người mua chọn các mặt hàng được đề xuất và tạo Purchase Order ngay.
- Điểm đặt hàng lại theo mặt hàng
- Cảnh báo hằng ngày khi dưới ngưỡng
- Tạo PO từ đề xuất đặt hàng
Tính năng quan trọng
Những gì giải pháp này dựa vào
Kho & danh mục
Nhiều kho và vị trí
Đơn vị tính quy đổi
Nhập danh mục và tồn đầu kỳ
Hàng thay thế
Nhập – xuất – chuyển
Phiếu nhập kho từ PO
Phiếu xuất và yêu cầu kho
Chuyển kho có hàng trên đường
Xuất giao theo hàng đợi
Trả hàng RMA
Kiểm soát tồn
Lô, hạn dùng và serial
Kiểm kê có duyệt
Phiếu điều chỉnh tồn
Chặn tồn âm
Giá vốn, sổ sách & AI
Chính sách tính giá xuất kho
Bút toán kho tự sinh
Vận hành & Sửa lỗi
Trợ lý Kế hoạch Tồn khoAI
Tình huống xử lý sẵn
Những câu hỏi khó mà XBuddy đã có đáp án
Thành phần
Ứng dụng và trợ lý AI tham gia
FAQ
Câu hỏi thường gặp
Có sửa thẳng số tồn được không?
Không. Số tồn chỉ thay đổi qua chứng từ: phiếu nhập, xuất, chuyển, điều chỉnh hoặc kiểm kê đã được ghi sổ. Điều chỉnh và kiểm kê cần quyền riêng, nên mọi thay đổi đều để lại dấu vết.
Hỗ trợ những phương pháp tính giá xuất kho nào?
Bình quân tức thời, bình quân cuối kỳ theo tháng, quý hoặc năm, FIFO, đích danh và giá chuẩn. Phạm vi tính có thể theo kho, chung công ty hoặc theo chi nhánh. Đổi phương pháp được xử lý như thay đổi chính sách kế toán, cần số quyết định và lý do.
Đổi từ bình quân sang FIFO có làm thay đổi giá trị tồn không?
Không. Khi chuyển, hệ thống khởi tạo lớp FIFO bằng giá bình quân hiện tại, nên giá trị tồn kho không đổi tại thời điểm chuyển.
Phiếu Giao Hàng nằm ở Kho hay Bán hàng?
Chứng từ Phiếu Giao Hàng thuộc Bán hàng. Kho có lối tắt và các hàng đợi lấy hàng, đóng gói, điều phối để thủ kho làm việc mà không phải mở app Bán hàng.
Có giới hạn thủ kho chỉ thấy kho mình phụ trách không?
Có. Khi bật giới hạn người dùng theo kho, mỗi người chỉ thao tác trên những kho được giao. Mặc định tính năng này tắt để công ty nhỏ không phải cấu hình thêm.
Nếu sổ kho và sổ cái lệch nhau thì sao?
Trang Vận hành & Sửa lỗi phát hiện chứng từ kho chưa có bút toán hoặc bút toán bị lỗi và cho chạy lại. Nhờ vậy chênh lệch được tìm thấy và xử lý tại nguồn thay vì bút toán điều chỉnh tay cuối kỳ.
Dựng đúng luồng này trên dữ liệu của bạn
Ba mươi phút demo, tập trung vào đúng quy trình bạn đang vướng.