Nền tảng
19 năng lực nền mọi ứng dụng đều dùng chung
Đa công ty, đa tiền tệ, phân quyền theo phạm vi dữ liệu, quy trình tự dựng, API mở và ứng dụng di động — những năng lực nền mọi ứng dụng XBuddy đều dùng chung.
Đa công ty
Tập đoàn nhiều pháp nhân, chi nhánh hay nhà máy vận hành trên cùng một tài khoản. Danh mục dùng chung, sổ sách tách riêng.
- Danh mục dùng chung: khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm, hệ thống tài khoản
- Giao dịch nội bộ giữa các công ty được đánh dấu tự động
- Đổi ngữ cảnh công ty ngay trên thanh điều hướng
- Chính sách phê duyệt và mẫu số chứng từ riêng từng pháp nhân
Đa tiền tệ
Ghi nhận theo nguyên tệ, hạch toán theo đồng tiền chức năng, trình bày theo đồng tiền báo cáo.
- Bảng tỷ giá theo ngày, nhập tay hoặc lấy tự động
- Đánh giá lại chênh lệch tỷ giá cuối kỳ, sinh bút toán tự động
- Mỗi báo cáo xem được theo nguyên tệ hoặc đồng tiền báo cáo
- Lãi/lỗ tỷ giá thực hiện và chưa thực hiện tách riêng
Đa đơn vị đo (UOM)
Mua theo thùng, bán theo lẻ, quản kho theo kg — cùng một mã hàng, hệ thống tự quy đổi ở mọi chứng từ.
- Đơn vị chính và nhiều đơn vị quy đổi cho mỗi mã hàng
- Tỷ lệ quy đổi cố định hoặc theo lô (kg/thùng thực tế)
- Đơn vị mua, đơn vị bán và đơn vị kho khác nhau
- Báo cáo tồn kho và giá vốn theo bất kỳ đơn vị nào
Hợp nhất báo cáo tài chính
Báo cáo hợp nhất chạy từ chính dữ liệu giao dịch, không phải từ file Excel gom tay cuối quý.
- Loại trừ doanh thu – giá vốn và công nợ nội bộ theo cặp pháp nhân
- Quy đổi theo tỷ giá bình quân kỳ / cuối kỳ theo từng khoản mục
- Tách lợi ích cổ đông không kiểm soát theo tỷ lệ sở hữu
- Mọi bút toán hợp nhất có nhật ký, bấm ngược về chứng từ gốc
Đa ngôn ngữ
Giao diện, danh mục và mẫu chứng từ đều có bản dịch riêng. Mỗi người dùng chọn ngôn ngữ của mình; dữ liệu vẫn là một.
- Đổi ngôn ngữ theo từng người dùng, không cần cài đặt lại
- In chứng từ song ngữ cho đối tác và kiểm toán nước ngoài
- Thêm ngôn ngữ mới bằng bảng dịch, không cần bản phát hành
- Trợ lý AI trả lời theo ngôn ngữ người hỏi
Trình dựng quy trình
Dựng luồng duyệt bằng kéo thả: điều kiện theo giá trị, nhánh song song, người duyệt động theo phòng ban hoặc hạn mức.
- Điều kiện, nhánh song song và người duyệt động theo giá trị
- SLA, nhắc tự động và leo thang khi quá hạn
- Bản nháp – phiên bản – phát hành, quay lại bản cũ khi cần
- 60+ mẫu quy trình dùng ngay cho các nghiệp vụ phổ biến
Trình dựng báo cáo
Người dùng nghiệp vụ tự dựng báo cáo trên lớp dữ liệu chung, không cần xin đội IT.
- Kéo thả trường, pivot, nhóm và công thức tính
- Lọc tự động theo phạm vi dữ liệu của người xem
- Lịch gửi định kỳ qua email hoặc kênh chat nội bộ
- Xuất Excel/PDF và nhúng lên bảng điều khiển
Luồng nghiệp vụ
Các chứng từ không rời rạc: chúng là mắt xích của một luồng nghiệp vụ, truy vết được cả hai chiều.
- ERP: mua hàng → nhập kho → hóa đơn nhà cung cấp → thanh toán
- CRM: khách tiềm năng → báo giá → đơn hàng → giao hàng → thu tiền
- HRM: tuyển dụng → nhận việc → chấm công → lương → đánh giá
- Cảnh báo khi mắt xích còn dở và truy vết ngược về chứng từ gốc
Trường dữ liệu tùy chỉnh
Nghiệp vụ đặc thù thì thêm trường của riêng doanh nghiệp — và trường đó được đối xử như trường gốc ở mọi nơi.
- Thêm trường vào bất kỳ ứng dụng nào, không cần code
- Trường có phân quyền, quy tắc bắt buộc và giá trị hợp lệ
- Xuất hiện trong bộ lọc, báo cáo và API như trường gốc
- Trợ lý AI truy vấn được dữ liệu tự tạo
Thư viện mẫu dựng sẵn
Không bắt đầu từ trang trắng: dùng mẫu dựng sẵn rồi chỉnh theo doanh nghiệp của doanh nghiệp.
- 50+ mẫu vai trò & phân quyền, 60+ mẫu quy trình phê duyệt
- 35+ mẫu báo cáo và bảng điều khiển theo phòng ban
- Mẫu chứng từ in, email, hợp đồng và mô tả công việc
- Mẫu cấu hình ngành: sản xuất, F&B, phân phối, dịch vụ
Bật/tắt tính năng
Doanh nghiệp nhỏ bật ít, doanh nghiệp lớn bật nhiều — cùng một hệ thống, không cần bản riêng.
- Bật/tắt theo công ty, theo phòng ban hoặc theo vai trò
- Ví dụ: Advanced Task Management, Team Management, đa kho, đa tiền tệ
- Giao diện gọn lại khi tắt — người dùng không thấy thứ họ không dùng
- Bật thêm bất cứ lúc nào mà không mất dữ liệu
Trình dựng luồng AI
Đọc tài liệu → trích dữ liệu → đối chiếu → tạo chứng từ → trình duyệt: nối thành một pipeline chạy theo lịch hoặc theo sự kiện.
- Kéo thả các bước xử lý, không cần lập trình
- Mỗi bước chọn mô hình riêng theo tác vụ và ngân sách
- Cổng phê duyệt chèn giữa các bước trước khi ghi dữ liệu
- Nhật ký chạy đầy đủ: đầu vào, đầu ra, credits đã dùng
Phân quyền tới phạm vi dữ liệu
Không chỉ “ai được vào màn hình nào”, mà “ai thấy được bản ghi nào và trường nào của bản ghi đó”.
- Phạm vi: toàn tập đoàn, công ty, chi nhánh, phòng ban, nhóm, của tôi
- Quyền tới từng trường: ẩn giá vốn, ẩn lương, ẩn thông tin cá nhân
- Trợ lý AI kế thừa đúng quyền của người gọi
- 50+ mẫu vai trò dựng sẵn, chỉnh lại theo cơ cấu của doanh nghiệp
Bảo mật & kiểm soát truy cập
Lớp bảo vệ trước khi nói tới phân quyền: ai được đăng nhập, từ đâu, bằng cách nào và trong bao lâu.
- Đăng nhập một lần (SSO) và xác thực hai lớp (2FA)
- Mã hóa dữ liệu khi truyền và khi lưu trữ
- Giới hạn IP, giới hạn thiết bị và thời hạn phiên đăng nhập
- Chính sách mật khẩu, khóa tài khoản và thu hồi quyền tức thì
Nhật ký & kiểm toán
Mọi thao tác đọc, sửa, duyệt và mọi lần AI chạy đều để lại dấu vết không xóa được.
- Nhật ký thay đổi tới từng trường: giá trị cũ, giá trị mới
- Nhật ký đăng nhập, truy cập dữ liệu và xuất dữ liệu
- Nhật ký chạy AI: dữ liệu đầu vào, kết quả, người duyệt
- Xuất hồ sơ kiểm toán theo kỳ hoặc theo yêu cầu
Quyền riêng tư dữ liệu
Dữ liệu cá nhân có vòng đời riêng: giữ đúng thời hạn cần thiết, ẩn danh hoặc xóa khi hết nhu cầu.
- Yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân có quy trình duyệt và nhật ký
- Ẩn danh dữ liệu thay vì xóa khi cần giữ số liệu tổng hợp
- Chính sách lưu trữ theo loại dữ liệu và theo pháp nhân
- Tối thiểu hóa dữ liệu gửi tới mô hình AI
API & webhook
Nền tảng mở để nối với hệ thống sẵn có của doanh nghiệp, kể cả những thứ chưa tồn tại hôm nay.
- REST API cho toàn bộ đối tượng, gồm cả trường tự tạo
- Webhook theo sự kiện: duyệt, huỷ, thanh toán, đổi trạng thái
- Khóa API theo phạm vi quyền và có nhật ký gọi
- Ứng dụng di động cho duyệt và tra cứu ngoài văn phòng
Chữ ký số & kế toán bên thứ ba
Nối với hạ tầng chứng từ của Việt Nam và với phần mềm kế toán doanh nghiệp đang dùng, không buộc doanh nghiệp bỏ hết làm lại.
- Chữ ký số theo quy định Việt Nam, ký ngay trong quy trình duyệt
- Hóa đơn điện tử: phát hành, ký, gửi và lưu trữ
- Đồng bộ với phần mềm kế toán bên thứ ba đang dùng
- Kết nối sao kê ngân hàng để đối soát thu chi
Ứng dụng di động
Người phê duyệt và nhân sự hiện trường dùng hai ứng dụng riêng, trên cùng dữ liệu và cùng phân quyền với bản web.
- Mobile Manager: duyệt hóa đơn, đơn mua, nghỉ phép và chi phí ngay trên điện thoại
- Mobile Workforce: chấm công GPS, công việc hiện trường, ảnh và chữ ký tại chỗ
- Chế độ ngoại tuyến, tự đồng bộ khi có kết nối trở lại
- Thông báo đẩy cho hàng đợi phê duyệt và cảnh báo AI Insight
Những năng lực này không phải tính năng bán thêm — chúng có sẵn trong mọi ứng dụng.