Giám đốc tài chính (CFO)
Kiểm soát chi trước khi tiền rời tài khoản
Ngân sách theo trung tâm chi phí, cổng chi trên chứng từ, duyệt chi tiền, dự báo dòng tiền 13 tuần và lãi lỗ quản trị theo trung tâm — trên cùng sổ cái.
- Chứng từ chi được so ngân sách ngay khi lập
- Dòng tiền 13 tuần, truy được từng khoản
- Lãi lỗ theo trung tâm chi phí, lợi nhuận
Bài toán trọng tâm
Những điều đang làm bạn mất thời gian và tiền
Ngân sách nằm ngoài hệ thống
Ngân sách lập trên Excel, còn chi tiêu thực tế nằm trong phần mềm kế toán. Chỉ đến khi so cuối tháng mới biết phòng nào đã vượt, lúc tiền đã chi.
Cam kết chi không ai cộng
Đề nghị mua đã duyệt và đơn mua đang mở chưa thành hoá đơn nên không hiện trong sổ. Hai đề nghị lần lượt được duyệt trên cùng phần ngân sách còn lại mà không ai thấy.
Dự báo dòng tiền chắp vá
Dòng tiền dự báo bằng bảng tính lấy số từ nhiều nơi, khoản quá hạn hoặc bị bỏ sót hoặc bị tính hai lần. Khi số dư thực tế lệch dự báo, không truy được lệch ở khoản nào.
Không biết bộ phận nào làm ra lãi
Báo cáo pháp định cho lãi lỗ toàn công ty, nhưng ban giám đốc cần biết chi nhánh, phòng ban hay trung tâm lợi nhuận nào đang đóng góp. Phân bổ thủ công mỗi tháng tốn công và khó kiểm.
Trước và sau
Điều gì thay đổi khi chạy trên XBuddy
Hôm nay
- Ngân sách trên Excel, so thực tế cuối tháng
- Cam kết mua hàng không nằm trong số đã chi
- Khoản chi lớn đi thẳng ra ngân hàng
- Dự báo dòng tiền ghép tay từ nhiều nguồn
- Lãi lỗ chỉ có ở cấp toàn công ty
Với XBuddy
- Ngân sách trình duyệt trong hệ thống, phân bổ theo tháng
- Đề nghị mua đã duyệt và PO mở được tính là cam kết
- Khoản chi chờ duyệt chưa ghi sổ, chưa trừ công nợ
- Một engine dự báo, mỗi con số truy về chứng từ
- Lãi lỗ theo trung tâm chi phí, cộng dồn theo cây
Quy trình
7 bước, một dữ liệu xuyên suốt
- 1
Lập ngân sách
Kế toán và các trưởng bộ phận lập kế hoạch ngân sách theo công ty, phòng ban, trung tâm chi phí hoặc dự án, phân bổ theo tháng và nhập được từ CSV. Kế hoạch được trình và duyệt trong hệ thống; chỉ dòng ngân sách đã duyệt mới dùng để kiểm soát chi.
- Kế hoạch theo công ty, phòng ban, trung tâm chi phí, dự án
- Phân bổ tháng, nhập CSV, trình và duyệt
- Khoản mục ngân sách ánh xạ tới tài khoản sổ cái
- 2
Kiểm ngân sách khi lập đề nghị
Khi nhân viên lập Purchase Requisition, mỗi dòng được so với dòng ngân sách khớp theo tài khoản, trung tâm chi phí, khoản mục hoặc phòng ban. Tuỳ chế độ, chứng từ vượt ngân sách được cảnh báo hoặc bị chặn, và phần đã cam kết được tính vào số đã dùng.
- Chế độ cảnh báo hoặc chặn khi vượt ngân sách
- PR đã duyệt chưa lên PO được tính là cam kết
- Dòng thiếu chiều phân tích được báo, không giả là đủ
- 3
Duyệt theo ngưỡng
Quy tắc duyệt theo điều kiện đưa chứng từ vượt ngưỡng giá trị tới người có thẩm quyền. CFO nhận Purchase Order, đề nghị tạm ứng hay đề nghị thanh toán trong cùng hộp duyệt và xem báo cáo hồ sơ quá hạn theo người duyệt.
- Quy tắc duyệt theo điều kiện và ngưỡng
- Người lập không tự duyệt chứng từ của mình
- Leo thang hồ sơ quá hạn, uỷ quyền khi vắng mặt
- 4
Duyệt chi tiền
Khi bật cổng duyệt chi, mọi khoản chi từ trang Payments, đợt chi nhà cung cấp hay chi cho nhân viên đều vào hàng đợi chờ duyệt. Khoản chờ duyệt chưa phân bổ hoá đơn, chưa có bút toán; duyệt xong mới ghi sổ đúng số tiền đã trình.
- Một cổng cho Payment, đợt chi NCC, chi tạm ứng
- Hạn mức tính cả các khoản đang chờ cùng chứng từ
- Người hưởng khoản chi không duyệt khoản của mình
- 5
Dự báo dòng tiền
Màn dự báo dòng tiền hiển thị 13 tuần hoặc theo tháng từ một engine: số dư đầu kỳ lấy từ sổ cái, khoản phải thu, phải trả, phần đơn bán và đơn mua chưa lên hoá đơn. CFO thêm dòng nhập tay, ghi đè giả định và lưu snapshot để so độ chính xác về sau.
- Kịch bản cơ sở, lạc quan, thận trọng
- Khoản quá hạn dồn về kỳ đầu, có cờ
- Dòng nhập tay, ghi đè, snapshot và độ chính xác
- 6
Lãi lỗ theo trung tâm
Trung tâm chi phí và trung tâm lợi nhuận nằm trên cùng một cây. Màn trung tâm chi phí hiển thị lãi lỗ theo từng trung tâm trong năm, cộng dồn từ trung tâm con lên trung tâm cha, và xuất CSV cho báo cáo quản trị.
- Trung tâm chi phí và trung tâm lợi nhuận
- Cộng dồn theo cây trung tâm
- Phí nội bộ giữa trung tâm, không đổi báo cáo pháp định
- 7
Thực tế so với ngân sách
Cuối kỳ, CFO mở báo cáo chênh lệch ngân sách để xem thực tế theo dòng và theo tháng, tổng hợp nhiều kế hoạch và danh sách chi vượt. Dự báo cả năm ước tính số sẽ đạt dựa trên nhịp chi và cam kết đang treo.
- Chênh lệch theo dòng ngân sách và theo tháng
- Tổng hợp kế hoạch và danh sách chi vượt
- Dự báo cả năm, cam kết là mức sàn
Tính năng quan trọng
Những gì giải pháp này dựa vào
Ngân sách và kiểm soát chi
Kế hoạch ngân sách
Cổng ngân sách trên chứng từNâng cao
Cam kết đang treo
Tiền và thanh toán
Dự báo dòng tiền 13 tuần
Cổng duyệt chi tiềnNâng cao
Đợt chi nhà cung cấp
Rủi ro ngoại hối
Báo cáo quản trị
Lãi lỗ theo trung tâm
Lãi lỗ dự án
Biên lợi nhuận
Hợp nhất nhiều công tyNâng cao
Trợ lý tài chính AI
Phân tích FP&AAI
Đề xuất đợt chiAI
Ưu tiên chi NCCAI
Hỏi về dòng tiềnAI
Tình huống xử lý sẵn
Những câu hỏi khó mà XBuddy đã có đáp án
Thành phần
Ứng dụng và trợ lý AI tham gia
FAQ
Câu hỏi thường gặp
Ngân sách chặn hay chỉ cảnh báo?
Doanh nghiệp chọn chế độ khi bật kiểm soát ngân sách: cảnh báo để người lập biết vượt, hoặc chặn để chứng từ vượt không đi tiếp. Dòng không đo được được báo rõ lý do, không hiện như còn đủ ngân sách.
Một khoản chi bị so với mấy ngân sách?
Chứng từ khớp kế hoạch theo thứ tự trung tâm chi phí, phòng ban, rồi toàn công ty. Chi gắn trung tâm chi phí còn được so thêm trần của phòng ban chứa trung tâm đó; chứng từ gắn dự án được so thêm ngân sách dự án.
Dự báo dòng tiền có đếm trùng đơn hàng và hoá đơn?
Không. Đơn bán và đơn mua chỉ tính phần chưa lên hoá đơn, trừ tiền cọc chưa cấn trừ. Trang tuần, trang tháng và trợ lý AI cùng đọc một engine.
Lãi lỗ theo trung tâm có làm lệch báo cáo tài chính?
Không. Trung tâm chi phí là chiều phân tích trên bút toán, còn phí nội bộ giữa trung tâm chỉ phục vụ báo cáo quản trị. B01, B02 vẫn lập từ sổ cái như bình thường.
Có bắt buộc gắn trung tâm chi phí cho mọi bút toán?
Có thể. Khi bật theo dõi trung tâm chi phí và cờ bắt buộc, mọi dòng bút toán phải có trung tâm chi phí mới ghi sổ được.
Có hợp nhất được báo cáo nhiều công ty?
Có cho các công ty trong cùng tài khoản, kể cả khi dùng chuẩn mực khác nhau, qua group chart và ánh xạ tài khoản. Chưa hỗ trợ nhập số liệu từ công ty bên ngoài hệ thống.
Dựng đúng luồng này trên dữ liệu của bạn
Ba mươi phút demo, tập trung vào đúng quy trình bạn đang vướng.