Biết mỗi tài sản ở đâu, ai giữ, bảo trì ra sao

Quy trình

7 bước, một dữ liệu xuyên suốt

1. 1

   Mua & ghi tăng

   Phòng mua hàng đặt tài sản bằng PO như mọi đơn mua khác. Khi thủ kho nhận hàng, dòng tài sản trên phiếu nhập tự ghi tăng vào sổ tài sản và tạo thẻ TSCĐ bên kế toán, không phải nhập lại.

   • PO và phiếu nhập cho tài sản
   • Ghi tăng sổ tài sản từ phiếu nhập
   • Tạo thẻ TSCĐ kèm bút toán

   Mua hàng →

   

2. 2

   Sổ tài sản

   Quản lý tài sản xem mọi tài sản theo danh mục, vị trí và trạng thái, theo dõi theo chiếc hoặc theo số lượng. Tem QR hoặc Barcode in ra dán lên tài sản; quét tem mở thẳng trang tài sản trong phạm vi dữ liệu của người quét.

   • Danh mục dạng cây, ánh xạ tài khoản và chu kỳ bảo trì
   • Nhập CSV có xem trước
   • In tem và quét QR/Barcode

   Quản lý tài sản →

   

3. 3

   Bàn giao & điều chuyển

   Bộ phận IT hoặc hành chính bàn giao tài sản cho một người hoặc một vị trí, ghi tình trạng khi thu hồi. Điều chuyển vị trí cần duyệt, và người tạo yêu cầu không tự duyệt được.

   • Bàn giao, thu hồi, chuyển người giữ
   • Chặn bàn giao tài sản không sẵn sàng
   • Điều chuyển một phần số lượng

   Quản lý tài sản →

   

4. 4

   Lịch bảo trì

   Lịch bảo trì cho thấy tài sản nào sắp đến hạn theo chu kỳ của danh mục. Khi bật, hệ thống chạy hằng đêm để tự sinh phiếu bảo trì phòng ngừa, và có thể kèm Work Order nháp.

   • Lịch theo chu kỳ danh mục
   • Tự sinh phiếu bảo trì đến hạn
   • Tuỳ chọn kèm Work Order nháp

   Quản lý tài sản →

   

5. 5

   Lệnh công việc

   Work Order tạo từ tài sản, phiếu bảo trì hoặc ticket nội bộ, được giao cho người phụ trách. Kỹ thuật viên ghi công và vật tư; thao tác Hoàn tất xuất vật tư khỏi kho qua phiếu xuất và trả công cụ đã mượn.

   • Giao người, ghi công và phụ tùng
   • Hoàn tất là xuất kho qua phiếu xuất
   • Lập hoá đơn nhà cung cấp cho việc thuê ngoài

   Quản lý tài sản →

   

6. 6

   Điều phối hiện trường

   Khi việc sửa cần kỹ thuật viên đi hiện trường, điều phối viên tạo job nội bộ từ Work Order trên app Field Service. Job nội bộ không bao giờ lập hoá đơn bán; phụ tùng ghi vào chi phí bảo trì với trung tâm chi phí bắt buộc.

   • Job nội bộ đi từ Work Order tài sản
   • Kỹ thuật viên nhận việc trên app di động
   • Đóng job là Work Order sẵn sàng hoàn tất

   Dịch vụ thực địa →

   

7. 7

   Khấu hao

   Kế toán chạy khấu hao trên thẻ TSCĐ theo kỳ đang mở; kỳ đã chạy sẽ được bỏ qua nên không trùng. Tài sản đã gắn thẻ TSCĐ chỉ được kế toán ghi bút toán, sổ vận hành không ghi lặp.

   • Chạy khấu hao theo kỳ, chặn kỳ đã khoá
   • Khấu hao chia theo trung tâm chi phí của người phụ trách
   • Đánh giá lại, thanh lý tài sản

   Kế toán →

   

Tình huống xử lý sẵn

Những câu hỏi khó mà XBuddy đã có đáp án

FAQ

Câu hỏi thường gặp