Tài liệu

Kho tài liệu trung tâm, đúng người xem đúng tệp

Tài liệu có phân quyền, phiên bản và kiểm soát rò rỉ dữ liệu, gắn trực tiếp với bản ghi nghiệp vụ.

Tệp đính kèm mọi app tự về đúng thư mục theo năm
Bốn mức nhạy cảm, link chia sẻ có mật khẩu và hạn
Xuất bản quy chế, biết chính xác ai đã đọc

Đặt lịch demo Bảng giá

Ảnh 1 / 6

22
tính năng: 8
tính năng nâng cao & AI: 1
trợ lý AI trên dữ liệu này: Có
dùng trên di động

Bạn đang gặp

Những vấn đề ứng dụng này giải quyết

Tệp nằm rải rác trong email, ổ chung và từng phần mềm
Ai cũng mở được tài liệu nhạy cảm
Gửi quy chế xong không biết ai đã đọc
Link chia sẻ bị lộ ra ngoài không thu hồi được

Tính năng

22 tính năng trong Tài liệu

Danh mục bám màn hình thật trong sản phẩm, gom theo nhóm công việc — không phải một danh sách marketing phẳng.

Thư viện tài liệu

Cây thư mục
Duyệt thư mục, tệp của tôi, tệp được chia sẻ trong một giao diện thống nhất.
Xem trước trong app
Xem PDF, ảnh, CSV, Excel, Word, PowerPoint ngay trong trình duyệt, không cần tải về.
Phiên bản tệp
Thay tệp tự lưu phiên bản cũ, xem lại hoặc khôi phục khi cần.
Thùng rác và khôi phục
Xoá mềm để khôi phục khi lỡ tay, tránh mất tài liệu quan trọng.
Thao tác hàng loạt
Gắn thẻ, danh mục, mức nhạy cảm cho nhiều tệp cùng lúc; xuất CSV danh sách.

Đính kèm xuyên app

Tự sắp xếp theo appNâng cao
Tệp đính kèm hoá đơn, PO, GRN, bút toán tự về thư mục theo app, loại và năm.
Hồ sơ theo đối tượng
Hồ sơ nhân viên, dự án, tài sản được gom theo mã, tra cứu trong vài giây.
Bản ghi đang gắn tệp
Xem tệp đang được dùng bởi chứng từ hay bản ghi nghiệp vụ nào.
Gắn tệp có sẵn vào đơn
Chọn tệp đã có trong kho để gắn vào đơn từ, không phải tải lên lại.

Bảo mật và kiểm soát

Bốn mức nhạy cảmNâng cao
Công khai, nội bộ, mật, hạn chế; kế thừa từ thư mục, mức cao cần quyền riêng.
Quét mã độc khi tải lênNâng cao
Mọi tệp tải lên được quét mã độc và kiểm tra hạn mức dung lượng.
Watermark
Đóng dấu nước lên tài liệu khi xem hoặc tải, hạn chế phát tán trái phép.
Chặn chia sẻ ra ngoàiNâng cao
Tài liệu mật mặc định không được tạo link chia sẻ ra bên ngoài.

Chia sẻ và xuất bản

Chia sẻ nội bộ
Chia sẻ tệp cho từng người trong công ty, kiểm soát quyền xem rõ ràng.
Link công khai an toàn
Link chia sẻ có mật khẩu và thời hạn, tự hết hiệu lực khi quá hạn.
Xuất bản cần xác nhận đọcNâng cao
Gửi quy chế cho danh sách người nhận, theo dõi ai đã xác nhận đã đọc.
Duyệt trước khi xuất bản
Tuỳ chọn đưa văn bản qua phê duyệt trước khi phát hành cho nhân viên.
Gửi ký điện tử
Chuyển tài liệu sang app Chữ ký để ký điện tử, lưu bản đã ký.

Báo cáo và AI

Dung lượng và hoạt động
Báo cáo dung lượng, hoạt động theo thư mục và theo người dùng.
Dọn phiên bản cũNâng cao
Tự dọn phiên bản ẩn sau số ngày cấu hình để tiết kiệm dung lượng.
Tài liệu sắp hết hạnAI
Trợ lý AI nhắc tài liệu, giấy phép sắp hết hạn cần gia hạn.
Nhập vào Knowledge BaseAI
Biến tài liệu thành bản nháp bài viết tri thức để AI tra cứu.

Màn hình thật

Bên trong Tài liệu

Tài liệu — Cây thư mục, kéo thả tải tệp vào thư mục đang chọn

Trên di động

Làm việc mọi nơi với XBuddy Office & XBuddy Work

Tình huống sử dụng

Khi nào bạn cần đến nó

Tài liệu mật không lọt ra ngoài phạm vi

Phân quyền theo thư mục là chưa đủ khi một tệp được đính kèm vào chứng từ.

1.Mỗi tài liệu mang mức nhạy cảm, kế thừa từ thư mục và chỉ được siết chặt hơn
2.Người không đủ mức không thấy tệp, kể cả ở màn hình đính kèm của chứng từ
3.Mỗi lượt tải đều ghi lại ai tải, lúc nào

Bốn trục quyền cùng áp trên một tệp, không chỉ trục thư mục.

Trợ lý hỗ trợ

1 trợ lý làm việc trên dữ liệu này

Mỗi trợ lý mang bộ kỹ năng riêng trên đúng dữ liệu của ứng dụng, trong phạm vi quyền của người gọi.

Thủ thư Tài liệu3 kỹ năng

Sắp xếp, tự động phân loại và giám sát tài liệu toàn hệ thống — cảnh báo tài liệu sắp hết hạn và lỗi thời.

Khám phá kỹ năng

Theo dõi Tài Liệu Hết HạnTheo dõi các tài liệu có ngày hết hạn và gửi cảnh báo sớm trước khi hợp đồng, giấy phép hoặc chứng chỉ hết hiệu lực.
Kiểm toán truy cập tài liệuRà soát các link chia sẻ công khai đang mở để tìm quyền truy cập không còn lý do tồn tại: link không có hạn dùng, đã cũ và không ai dùng; và link đã quá hạn nhưng chưa từng được thu hồi. Mọi lần thu hồi đều phải được duyệt.
Phát Hiện Tài Liệu Lỗi ThờiXác định các tài liệu chưa được cập nhật trong khoảng thời gian quy định và đánh dấu để xem xét hoặc lưu trữ.

FAQ

Câu hỏi thường gặp

Tệp đính kèm ở các app khác lưu ở đâu?

Tất cả về Tài liệu, tự xếp vào thư mục theo app, loại chứng từ và năm, nên kế toán tra chứng từ gốc rất nhanh.

Làm sao giới hạn ai xem tài liệu mật?

Đặt mức nhạy cảm mật hoặc hạn chế cho tệp hay thư mục; chỉ người có quyền riêng mới mở được.

Có xem Word, Excel mà không tải về được không?

Có. PDF, ảnh, CSV, Excel, Word và PowerPoint đều xem trước ngay trong app.

Xem thêm

Ứng dụng và trợ lý gần với nhóm này

Xem Tài liệu chạy trên dữ liệu của bạn

Một buổi demo ba mươi phút, tập trung vào đúng quy trình bạn đang vướng.

Đặt lịch demo Xem tất cả 38 ứng dụng