XBuddyMọi quy trình kinh doanh — đúng người, đúng lúc, đúng quy tắc
XBuddy Workflow Management cho phép bạn xây dựng, quản lý và tối ưu hóa mọi quy trình phê duyệt, tuân thủ và vận hành — không cần code, không cần tư vấn, không cần chờ IT.
Tất cả những gì bạn cần để vận hành đúng quy trình
Từ mẫu template đơn giản đến quy trình phức tạp đa cấp — XBuddy xử lý tất cả trong một nền tảng.
Template Library
67 mẫu workflow có sẵn cho mọi phòng ban — phê duyệt, tuân thủ, trình báo cấp trên, HR, tài chính. Chọn, tuỳ chỉnh và bật lên trong vài phút.
Visual Workflow Builder
Kéo-thả các bước logic, điều kiện rẽ nhánh và hành động vào canvas trực quan. Không cần code — bất kỳ ai cũng thiết kế được quy trình phức tạp.
Chính sách & Quy tắc (Policies)
Gắn chính sách vào từng bước: hạn mức phê duyệt, điều kiện bắt buộc, kiểm tra tuân thủ tự động. Quy tắc chạy theo thời gian thực — không có trường hợp ngoại lệ vô tình.
Uỷ quyền (Delegation)
Người phê duyệt đi vắng? Tự động chuyển tiếp đến người uỷ quyền hoặc cấp trên — không workflow nào bị kẹt. Cấu hình theo ngày, theo vai trò hoặc theo điều kiện.
Trình báo cấp trên & SLA tự động
Đặt deadline cho từng bước. Quá hạn → tự động nhắc nhở, trình báo cấp trên lên cấp trên, hoặc gửi cảnh báo. Không bao giờ bỏ sót deadline quan trọng nữa.
Thông báo thông minh
Thông báo đúng người, đúng thời điểm qua email, in-app và mobile push. Tuỳ chỉnh mẫu nội dung thông báo theo từng loại sự kiện workflow.
Thiết kế quy trình phức tạp — không cần một dòng code
Canvas kéo-thả trực quan của XBuddy cho phép bất kỳ ai — từ quản lý đến kế toán — tự xây dựng và sửa đổi quy trình mà không cần phụ thuộc IT. Mọi thay đổi có hiệu lực ngay lập tức.
[Screenshot: Workflow Builder — canvas kéo-thả với các bước, điều kiện rẽ nhánh, cổng phê duyệt và connector trực quan]
Screenshot placeholder — will be replaced with actual app screenshot
Ví dụ: Phê duyệt chi phí
Quy tắc kinh doanh được thực thi tự động
Không còn tình trạng 'sếp không có mặt nên cho qua'. Policies chạy 24/7, áp dụng nhất quán cho tất cả mọi người.
Hạn mức phê duyệt
Tự động route theo giá trị: < $1,000 → Team Lead, $1,000–$10,000 → Manager, > $10,000 → CFO.
Phân quyền vai trò
Chỉ người có đúng vai trò mới thấy và thực hiện bước phê duyệt. Không có trường hợp sai người duyệt.
Điều kiện bắt buộc
Yêu cầu upload tài liệu, điền đủ trường, hoặc xác nhận checklist trước khi bước tiếp theo mở.
Chính sách theo phòng ban
Thiết lập bộ chính sách riêng cho mỗi phòng ban — Finance, HR, Procurement, IT đều có rule set độc lập.
Khoá theo thời gian
Chặn submit ngoài giờ làm việc, trong giai đoạn đóng sổ tháng, hoặc khi tháng ngân sách đã hết.
Tích hợp tuân thủ
Tự động kiểm tra blacklist nhà cung cấp, hạn ngạch tài chính và quy định nội bộ trước khi workflow tiến.
22 mẫu chính sách có sẵn
Gắn rule vào bất kỳ bước workflow nào — không cần viết logic từ đầu.
Phê duyệt CAPEX theo cấp
Tự động định tuyến yêu cầu CAPEX theo giá trị: <$10k → Quản lý, $10k–$100k → CFO, >$100k → CEO.
NẾU số tiền < 10.000 → Quản lý KHÔNG THÌ NẾU < 100.000 → CFO KHÔNG THÌ → CEOChính sách hạn mức chiết khấu
Chiết khấu bán hàng tự động phê duyệt đến 5%; 5–15% cần Quản lý KD; >15% cần Giám đốc Tài chính.
NẾU CK ≤ 5% → Tự động duyệt KHÔNG THÌ ≤ 15% → Quản lý KD KHÔNG THÌ → Giám đốc Tài chínhHạn mức chi tiêu hàng ngày
Chặn nộp chi phí vượt quá hạn mức ngân sách hàng ngày theo người dùng; thông báo Tài chính để ghi đè thủ công.
NẾU tổng ngày > hạn mức người dùng → CHẶN + thông báo Tài chínhPhân cấp phê duyệt đơn đặt hàng
Định tuyến phê duyệt PO: Trưởng nhóm đến $5k, Quản lý Mua hàng đến $50k, CFO trên mức đó.
NẾU giá trị ≤ 5.000 → Trưởng nhóm KHÔNG THÌ ≤ 50.000 → Quản lý Mua hàng KHÔNG THÌ → CFOKhông có workflow nào bị kẹt vì người vắng mặt
Uỷ quyền thông minh đảm bảo mọi yêu cầu đều được xử lý đúng hạn — dù ai đó đang nghỉ phép, đi công tác hay bận họp cả ngày.
Uỷ quyền theo ngày
Đặt ngày bắt đầu/kết thúc uỷ quyền — tự động hoạt động khi đi nghỉ và tắt khi quay lại.
Uỷ quyền theo vai trò
Uỷ quyền toàn bộ một vai trò (vd: mọi việc của 'Finance Manager') cho người khác giữ tạm.
Trình báo cấp trên tự động
Nếu người uỷ quyền cũng không có mặt, trình báo cấp trên lên cấp trên theo sơ đồ tổ chức đã cấu hình.
Nhật ký uỷ quyền
Mọi quyết định được ghi rõ 'Duyệt bởi A thay cho B' — minh bạch hoàn toàn cho kiểm toán.
13 cấu hình uỷ quyền sẵn sàng dùng
Kích hoạt trong vài giây — không có workflow nào bị kẹt vì người vắng mặt.
Uỷ quyền trong thời gian nghỉ phép
Tự động chuyển tiếp toàn bộ nhiệm vụ phê duyệt đến đồng nghiệp được chỉ định trong thời gian nghỉ phép đã đặt trước.
Uỷ quyền khi đi công tác
Chuyển phê duyệt đến phó của bạn trong suốt thời gian đi công tác; tự động huỷ vào ngày trở về.
Uỷ quyền nghỉ thai sản / chăm sóc
Uỷ quyền dài hạn bao gồm nghỉ thai sản, nghỉ chăm sóc con hoặc nghỉ cá nhân dài với xem xét hàng tháng.
Proxy toàn bộ vai trò
Chuyển toàn bộ trách nhiệm của một vai trò (vd: Quản lý Tài chính) sang người dùng khác tạm thời.
67+ mẫu workflow — bật lên ngay, tuỳ chỉnh sau
Được xây dựng từ best practices của hàng trăm doanh nghiệp SME. Mỗi mẫu đều có hướng dẫn triển khai và có thể tuỳ biến hoàn toàn.
- Phê duyệt làm thêm giờ
- Phê duyệt thăng chức nhân viên
- Phê duyệt chấm dứt hợp đồng lao động
- Phê duyệt thay đổi BOM
- Phê duyệt lịch sản xuất
- Phát lệnh sản xuất
- Phê duyệt chi tiêu vốn (CAPEX)
- Xác nhận đối chiếu ngân hàng
- Đóng kỳ kế toán
- Phê duyệt mục menu
- Phê duyệt nguyên liệu / nhà cung cấp mới
- Báo cáo sự cố an toàn thực phẩm
- Phê duyệt điều phối lô hàng
- Phê duyệt giá cước vận chuyển
- Uỷ quyền nhận hàng trả lại
- Phê duyệt kiểm tra chất lượng QC
- Giải quyết báo cáo không phù hợp (NCR)
- Phê duyệt miễn trừ / sai lệch chất lượng
Triển khai trong 4 bước
Từ lúc chọn mẫu đến khi workflow đầu tiên chạy thực tế — thường mất dưới 30 phút.
Chọn Template
Duyệt 67 mẫu và chọn loại phù hợp, hoặc bắt đầu từ blank canvas.
Cấu hình
Gán người phê duyệt, đặt điều kiện, SLA và chính sách cho từng bước.
Gắn Policies
Thêm quy tắc tự động: hạn mức phê duyệt, uỷ quyền, điều kiện trình báo cấp trên.
Đưa vào hoạt động
Bật workflow — mọi request tự động chạy đúng quy trình từ hôm nay.
Sẵn sàng điều hành doanh nghiệp thông minh hơn?
Tham gia các đội nhóm đang dùng XBuddy để tự động hóa vận hành và phát triển nhanh hơn. Đặt lịch demo để trải nghiệm thực tế.